Oprettelse af bygninger, lejligheder og beboere i Akuvox

Denne vejledning beskriver de procedurer og funktioner, der anvendes ved oprettelse og administration af bygninger, lejligheder og beboere i Akuvox Cloud.
Formålet er at sikre en korrekt og ensartet opsætning af større boligprojekter samt at forenkle den daglige administration af beboere og adgangsrettigheder.

I vejledningen gennemgås oprettelse af bygninger og lejligheder ved hjælp af importskabeloner, administration af beboere, håndtering af masterbrugere og familiemedlemmer samt eksport og batchredigering af eksisterende beboerdata. Derudover beskrives aktivering af licenser og vigtige forhold, som bør tages i betragtning for at sikre en stabil drift og undgå tab af licenser.

Vejledningen henvender sig til installatører og ejendomsadministratorer, der arbejder med Akuvox-løsninger, og kan anvendes som reference ved både nye installationer og den løbende administration af eksisterende ejendomme.

Oprettelse af bygninger og lejligheder

Log ind på Akuvox Cloud som installatør via https://ecloud.akuvox.com/manager/#/login

Under menuen Projekter og Fællesskab findes en oversigt over eksisterende projekter. Her kan der downloades en skabelon med navnet Community_Template.xlsx, som anvendes til masseoprettelse af bygninger og lejligheder.

 I Excel-skabelonen indtastes bygningsnavn, etage, lejlighedsnummer og lejlighedsnavn. 

Det er muligt at tilføje yderligere oplysninger, men administration af beboeroplysninger er normalt forbeholdt en bruger med rollen som ejendomsadministrator.

Når skabelonen er udfyldt, importeres filen til det ønskede projekt via importfunktionen. 

Efter gennemført import vises meddelelsen 'Import fuldført', og de nye bygninger og lejligheder bliver tilgængelige i systemet.

Oprettelse af beboere

Log ind med rollen som ejendomsadministrator og vælg menuen Beboer. Klik på Importer og download skabelonen Resident-Template_1.xlsx. 

Her indtastes de relevante bygninger, etager og beboernavne. Der kan også registreres e-mailadresser og telefonnumre, hvilket gør den efterfølgende aktivering lettere.

Beboerne modtager ikke en velkomstmail, før deres konto er aktiveret. Der er desuden mulighed for at oprette pinkoder og andre relevante adgangsoplysninger.

Masterbruger og familiemedlemmer

Ved oprettelse af én person pr. lejlighed bliver denne bruger registreret som masterbruger. Masterbrugeren kan efterfølgende oprette op til tre familiemedlemmer, som får deres egne unikke brugerkonti og adgang til Akuvox-appen.

I installatørportalen kan det ses, om en lejlighed har en masterbruger tilknyttet. Det fremgår blandt andet via markeringen ved QR-koden. Derudover kan det kontrolleres, om lejligheden er aktiveret med en gyldig licens, samt om der er udsendt en velkomstmail.

Eksport og ændring af beboerdata

Hvis flere beboeroplysninger skal ændres, kan eksisterende data eksporteres under menuen Beboer ved hjælp af funktionen Eksporter beboere. Når ændringerne er foretaget, kan oplysningerne importeres igen ved hjælp af Batch redigering af beboere.

Vigtig information om licenser

Hvis en lejlighed står som inaktiv, anbefales det at kontakte SecPro for yderligere assistance. Det er vigtigt ikke at slette en lejlighed, når den først er aktiveret. Licensen er knyttet direkte til den enkelte lejlighed, og en sletning vil medføre, at den tilknyttede licens går tabt. Beboere kan derimod fjernes uden at påvirke licensen eller systemets funktion.

Denne fremgangsmåde sikrer en korrekt opsætning af Akuvox-systemet og gør den løbende administration af bygninger, lejligheder og beboere mere overskuelig. Vejledningen er velegnet til både mindre installationer og større boligprojekter med mange enheder.